Cuando una empresa o un autónomo tiene previsto realizar una inversión y descubre que existe una subvención que podría ayudarle a financiarla, una de las primeras preguntas que suele surgir es: ¿puedo comprar ya o tengo que esperar a presentar la solicitud?
La respuesta es importante porque realizar un gasto demasiado pronto puede provocar que deje de ser subvencionable, aunque el proyecto cumpla el resto de los requisitos de la ayuda.
Por eso, antes de encargar una reforma, comprar maquinaria, contratar un software o realizar cualquier otra inversión, conviene comprobar exactamente qué fechas establece la convocatoria.
No todas las subvenciones permiten empezar a gastar en el mismo momento
Cada convocatoria establece un periodo subvencionable, es decir, las fechas entre las que deben realizarse los gastos para que puedan ser incluidos en la ayuda.
Dependiendo de la subvención, podemos encontrarnos con diferentes situaciones.
Por ejemplo, algunas convocatorias permiten subvencionar inversiones realizadas desde una fecha anterior a la apertura del plazo de solicitud. En estos casos, es posible que una empresa ya haya realizado determinados gastos y pueda incluirlos posteriormente en su solicitud.
En cambio, otras ayudas exigen que la inversión se realice después de presentar la solicitud o incluso después de que se haya producido algún trámite administrativo concreto.
Por este motivo, no existe una única regla válida para todas las subvenciones.
¿Qué es el periodo subvencionable?
El periodo subvencionable es el intervalo de tiempo durante el cual deben realizarse las actuaciones o inversiones que se quieran incluir en una ayuda.
Por ejemplo, una convocatoria podría establecer que son subvencionables los gastos realizados entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de un determinado año.
En ese caso, una factura correspondiente a una inversión realizada dentro de esas fechas podría ser elegible, siempre que cumpla también el resto de los requisitos establecidos en las bases.
Sin embargo, no basta con comprobar únicamente la fecha de la factura.
En muchas ayudas también es necesario tener en cuenta:
- La fecha del pedido o presupuesto aceptado.
- La fecha de ejecución del trabajo.
- La fecha de emisión de la factura.
- La fecha en la que se realiza el pago.
- La fecha de presentación de la solicitud de subvención.
Todas ellas pueden resultar relevantes dependiendo de la convocatoria.
Cuidado con realizar la inversión antes de solicitar la ayuda
Uno de los errores más frecuentes consiste en pensar:
“Voy haciendo la inversión y después solicito la subvención.”
En determinadas convocatorias esto puede ser perfectamente válido. En otras, puede suponer quedarse directamente fuera de la ayuda.
Esto sucede especialmente cuando la subvención exige que exista un efecto incentivador.
Este concepto parte de una idea sencilla: la ayuda pública debe contribuir a que la empresa realice una inversión que todavía no había iniciado.
Si la Administración considera que el proyecto ya estaba iniciado antes de solicitar la subvención, puede entender que la ayuda no ha tenido ningún efecto sobre la decisión de invertir.
Por eso, en determinadas líneas de ayuda puede ser fundamental no iniciar el proyecto antes de presentar la solicitud.
¿Qué se considera que una inversión ya ha comenzado?
Este punto también depende de cada convocatoria.
No siempre se considera que el proyecto empieza únicamente cuando se recibe una factura.
En determinadas ayudas, aceptar formalmente un presupuesto, realizar un pedido, firmar un contrato con un proveedor o efectuar un primer pago podría entenderse como el inicio de la inversión.
Imaginemos, por ejemplo, que una empresa quiere solicitar una ayuda para renovar su maquinaria.
Solicita varios presupuestos y selecciona uno de ellos. Hasta ese momento podría no existir ningún problema.
Sin embargo, si antes de presentar la subvención acepta formalmente la oferta, realiza un pedido y entrega un anticipo al proveedor, podría considerarse que la inversión ya se ha iniciado.
Por ello, tener una factura posterior a la solicitud no garantiza por sí solo que el gasto sea subvencionable.
¿Puedo pedir presupuestos antes de solicitar la subvención?
Generalmente, solicitar presupuestos es precisamente uno de los pasos que pueden realizarse antes de presentar una ayuda.
De hecho, muchas convocatorias exigen aportar presupuestos junto con la solicitud para justificar el importe de la inversión prevista.
Lo importante es diferenciar entre solicitar una oferta y formalizar definitivamente la compra.
Pedir información o presupuestos a diferentes proveedores no tiene por qué significar que la inversión haya comenzado.
En cambio, aceptar una oferta, efectuar un pedido o pagar una señal puede tener consecuencias dependiendo de las condiciones específicas de la subvención.
¿Qué ocurre con los pagos?
También es necesario comprobar cuándo puede pagarse la inversión.
Algunas ayudas permiten realizar el pago durante todo el periodo subvencionable, mientras que otras establecen una fecha límite específica para que todas las facturas estén completamente abonadas.
Además, normalmente será necesario acreditar el pago mediante documentación bancaria.
Por este motivo, una empresa puede encontrarse con una inversión correctamente realizada y facturada pero que finalmente no sea subvencionable porque el pago se efectuó fuera del plazo establecido.
Un ejemplo práctico
Supongamos que una pyme quiere realizar una reforma valorada en 30.000 euros y existe una subvención que puede cubrir una parte de esa inversión.
Antes de comenzar las obras, la empresa debería comprobar al menos tres cuestiones:
1. Desde qué fecha son subvencionables los gastos.
Si la convocatoria permite inversiones realizadas desde el 1 de enero, podría ser posible haber iniciado anteriormente la reforma.
2. Si es obligatorio presentar la solicitud antes de iniciar el proyecto.
Si existe esta condición, la empresa debería esperar antes de aceptar el presupuesto o contratar las obras.
3. Hasta cuándo puede ejecutar y pagar la inversión.
No solo debe finalizar la reforma dentro del plazo establecido, sino también disponer de las facturas y realizar los pagos correctamente.
Una diferencia de apenas unos días puede determinar que esos 30.000 euros puedan incluirse o no dentro de la subvención.
Entonces, ¿cuándo es mejor empezar a gastar?
La opción más segura es revisar las condiciones de la ayuda antes de asumir cualquier compromiso con un proveedor.
Especialmente cuando hablamos de inversiones importantes como:
- Reformas de establecimientos.
- Compra de maquinaria.
- Equipamiento.
- Instalaciones.
- Software.
- Digitalización.
- Eficiencia energética.
- Mobiliario.
- Vehículos o determinados activos.
- Proyectos de expansión o modernización.
Si sabes que próximamente vas a realizar una inversión y quieres intentar financiarla mediante subvenciones, es recomendable estudiar las ayudas disponibles antes de ejecutar el gasto y no después.
Planificar la inversión puede marcar la diferencia
Las subvenciones no dependen únicamente de cumplir determinados requisitos como empresa o autónomo.
La planificación de las fechas puede ser igual de importante.
Una inversión perfectamente válida puede quedarse fuera simplemente porque se realizó antes de tiempo, se pagó demasiado tarde o se formalizó con el proveedor antes del momento permitido por la convocatoria.
Por eso, antes de empezar un nuevo proyecto, merece la pena comprobar si existen ayudas disponibles y cómo debe estructurarse la inversión para poder optar a ellas.
En OLA Subvenciones analizamos las características de cada proyecto y las convocatorias disponibles para determinar qué ayudas pueden encajar con tu empresa y qué requisitos debes tener en cuenta antes de realizar la inversión.
Si estás pensando en invertir en tu negocio, consúltanos antes de empezar a gastar. Una buena planificación puede ser clave para no perder una oportunidad de financiación.