Cada año se convocan cientos de ayudas y subvenciones para empresas, autónomos y entidades de todo tipo. Sin embargo, muchas de ellas se pierden no porque el proyecto sea malo, sino porque la empresa no está preparada a nivel digital para localizarlas, solicitarlas y justificarlas a tiempo.
Hoy prácticamente toda la tramitación es electrónica: sedes electrónicas, certificados digitales, notificaciones por DEHú, facturas electrónicas, memorias en PDF, anexos en Excel… Si tu empresa no está mínimamente digitalizada, partes con desventaja desde el minuto uno.
En este artículo vamos a ver por qué la digitalización ya no es un plus, sino una condición clave para acceder a más ayudas y cómo empezar a trabajarla de forma realista.
Qué significa “estar digitalizado” cuando hablamos de subvenciones
Digitalizarse no es solo tener una web y un correo corporativo. Cuando hablamos de ayudas, significa sobre todo:
- Tener toda la documentación clave (escrituras, contratos, nóminas, seguros sociales, facturas, impuestos, etc.) accesible y ordenada en formato digital.
- Disponer de identidad digital: certificado digital, Cl@ve, apoderamientos bien configurados, etc.
- Ser capaz de operar con normalidad en las sedes electrónicas de la Administración: presentar solicitudes, subir anexos, responder requerimientos y descargar notificaciones.
- Contar con una gestión mínima de datos (contables, de facturación, de personal, de actividad) que permita justificar la ayuda cuando llega el momento.
En resumen: que, cuando aparece una buena subvención, tu negocio no se bloquee porque “no encontramos esto”, “no sabemos entrar a la sede” o “no tenemos la contabilidad al día”.-
Por qué la digitalización marca la diferencia al solicitar ayudas
La digitalización no solo hace más cómodo el día a día de una empresa; tiene un impacto directo en tus posibilidades de conseguir subvenciones. Estas son las principales ventajas competitivas que te aportará la digitalización:
- Llegar a tiempo a la convocatoria. Muchas ayudas se conceden por orden de llegada o tienen plazos muy ajustados. Con una mínima organización digital es mucho más posible detectar la ayuda adecuada en el momento adecuado.
- Tener la documentación lista. Cuando hay un sistema digital básico reunir la documentación es mucho más rápido, y eso marca la diferencia entre poder presentarse o quedarse por el camino.
- Responder a requerimientos y notificaciones sin agobios. Todo se comunica por medios electrónicos y con plazos muy concretos.
- Justificar la ayuda sin complicaciones. Cuanto más digitalizada esté la empresa, menos traumático es este proceso y más posibilidades tienes de cobrar la ayuda sin problemas ni reintegros.
Elementos digitales imprescindibles para acceder a más ayudas
Si tu objetivo es aprovechar mejor las subvenciones, estos son algunos básicos que deberías tener sí o sí:
– Certificado digital y apoderamientos al día: Es la llave de entrada a la Administración electrónica.
– Documentación en la nube y bien organizada: Imprescindible para tener toda la documentación accesible desde cualquier lugar.
– Facturación y contabilidad digital: Tener un programa de facturación y una contabilidad mínimamente digitalizada te ayuda a generar informes rápidos cuando la convocatoria los pide.
– Control de notificaciones electrónicas: Cada vez más, las notificaciones importantes llegan: a la Dirección Electrónica Habilitada (DEHú) o a la sede electrónica de la Agencia Tributaria, Seguridad Social, CCAA, etc.
– Herramientas de gestión y comunicación interna: Un mínimo de herramientas digitales permite llevar el control de las subvenciones solicitadas, no olvidar plazos de justificación y saber quién es responsable de cada paso.
Ahí es donde Ola Subvenciones marca la diferencia. Mientras tú trabajas en organizar tu negocio y dar ese paso digital, nuestro equipo se encarga de localizar las convocatorias adecuadas, interpretar las bases, preparar la solicitud y acompañarte hasta la justificación final. Tú pones el proyecto y los datos; nosotros ponemos el criterio técnico y la experiencia. En definitiva, si estás dando pasos para digitalizar tu empresa, es el momento perfecto para dejar que OLA Subvenciones convierta ese